VAT registration

Worldline heeft vastgesteld dat wij geen geregistreerd btw-nummer van al onze klanten in onze systemen hebben of dat het binnenlandse btw-nummer of het btw-nummer dat wij hebben niet voorkomt in de “VIES”-dataopslag (VIES: VAT Information Exchange System) van de Europese Unie voor intracommunautaire leveringen.

Vanwege de Europese wetgeving is Worldline (Europe) NV verplicht om facturen op te maken met btw als de handelaar geregistreerd staat in uw nationale VIES-database of als de handelaar in diens land niet btw-plichtig is.

Het btw-nummer is het unieke nummer dat een belastbare persoon/zaak of een niet-belastbare rechtspersoon die in het btw-register is opgenomen identificeert.

Een bedrijf moet zich in de volgende gevallen verplicht laten opnemen in het btw-register:

• als het goederen of diensten levert die belast zijn met btw;
• als het binnen de Europese Unie goederen aanschaft;
• als het diensten ontvangt waarvoor het btw moet betalen;
• als het diensten levert waarvoor de klant btw moet betalen;

In de Europese Unie kan een btw-nummer online geverifieerd worden via de officiële VIES-website van de Europese Unie. Deze bevestigt dat het nummer bestaat, met naam of andere identificatiegegevens van de entiteit waaraan het nummer is toegewezen. Veel overheden verstrekken echter geen btw-nummers vanwege de wet op de verwerking van persoonsgegevens.

Onder normale B2B-regels mag Worldline een btw-nultarief toepassen op de factuur voor onze klanten. Een van de voorwaarden van het btw-nultarief is dat wij een geldig btw-nummer van onze klant nodig hebben om te bewijzen dat onze klant inderdaad een bedrijf is. Als er geen geldig btw-nummer is, moet Worldline btw op de factuur in rekening brengen. Er is een risico dat deze btw niet aftrekbaar is voor u en deze daardoor een extra kostenpost is. Omdat u een gewaardeerde klant bent, willen wij kijken hoe we dit kunnen voorkomen.

In principe is iedereen die een bedrijf heeft belastingplichtig voor btw-doeleinden. Zelfs als een bedrijf in leveringen voorziet die uitgesloten zijn van btw, zoals financiële diensten, is een dergelijk bedrijf nog steeds belastingplichtig voor btw-doeleinden. Hoewel dit mogelijk geen gevolgen heeft voor de binnenlandse situatie, is het hebben van een btw-nummer belangrijk als een bedrijf grensoverschrijdende activiteiten heeft.

Als uw btw-nummer in aanmerking komt voor een 'intra-EU'-status hoeven wij, conform de Europese btw-regels, geen niet-aftrekbare btw op onze grensoverschrijdende leveringen aan u in rekening te brengen. Het is echter mogelijk dat u btw op de bon van deze leveringen moet aangeven via uw eigen btw-aangifte. In de meeste gevallen zou een dergelijke btw-verplichting sowieso bestaan, ongeacht of wij btw op onze factuur in rekening brengen of niet. Bij het ontbreken van een actief btw-nummer kan er zelfs een risico van dubbele belastingheffing zijn. Ongeacht het feit dat wij btw in rekening brengen op onze factuur, kan het zijn dat de belastingdienst in uw jurisdictie van mening is dat u verantwoordelijk bent voor btw en dit bij u gaat onderzoeken. Wij vinden het belangrijk dat onze klanten niet worden geconfronteerd met dergelijke onaangename verrassingen met ons als leverancier en verzoeken u derhalve vriendelijk om hier goed naar te kijken.

Wij willen hierbij opmerken dat er een uitzondering is. Lokale jurisdicties kunnen een drempel hebben voor btw-registraties en als u onder die drempel zit, is een lokale btw-registratie mogelijk niet vereist. In dat geval zouden wij doorgaan met het in rekening brengen van btw op de factuur.

Op 1 januari 1993 was de interne markt een feit, kwamen douaneformaliteiten voor interne grenzen te vervallen en werd er een nieuw btw-controlesysteem opgezet voor intracommunautaire handel. Het grootste voordeel was de verlaging van de administratieve belasting voor bedrijven;

Met het nieuwe btw-systeem is de intracommunautaire levering van goederen uitgesloten van btw als deze worden verzonden van een lidstaat naar een belastbaar persoon in een andere lidstaat die btw-plichtig is. Daarom moet elke belastbare persoon die dergelijke leveringen uitvoert snel en eenvoudig kunnen controleren of klanten in een andere lidstaat belastbare personen zijn en een geldig btw-nummer hebben. Om deze reden moet elke belastingadministratie een elektronische database bijhouden met de btw-registratiegegevens van diens handelaren. Tot zulke informatie behoort het btw-nummer, de naam en het adres van de handelaar.

Het geautomatiseerde VAT Information Exchange System (V.I.E.S.) is opgezet om de intracommunautaire stroom van gegevens mogelijk te maken die:

• toelaat dat bedrijven snelle bevestiging van de btw-nummers van hun handelspartners kunnen krijgen
• toelaat dat btw-administraties de intracommunautaire handelsstroom kunnen controleren en onregelmatigheden kunnen vaststellen

In onderstaande tabel vindt u de structuur van een btw-nummer in de verschillende lidstaten.

Structuur btw-nummer

Het btw-nummer kan worden geverifieerd op de website http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.

Stap 1: Selecteer de lidstaat en voer het btw-nummer in. Klik op "Verifiëren" om het btw-nummer te controleren.

Voorbeeld Duitsland:

Voorbeeld Oostenrijk:

Stap 2: Controleer of het nummer geldig is of niet.

Het btw-nummer moet worden geregistreerd/bijgewerkt door de nationale belastingadministratie. Via de volgende koppelingen kan er rechtstreeks contact worden opgenomen met de nationale belastingadministraties:

Voor meer informatie zie de website van de Europese Commissie, afdeling belastingen en douane:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/faq.html